Мемлекеттік қызметтегі артық жұмыс жасау мәселесі әрқашан өзекті болып келеді. Нормаланған жұмыс күнінен асып кету түріндегі жұмыс шығындары қызметкерлердің тиімді және сапалы орындалуына тікелей әсер етіп қана қоймайды, сонымен қатар отбасылық күйзелістерге әкеліп соғуы сирек емес.
Уақыт өтіп жатыр, проблемалар әлі де бар, бірақ мемлекеттік аппараттың артық жұмыспен күресу әдістері де бір орында тұрмайды. Бұл тұрғыда, 2018 жылдан бастап Мемлекеттік қызмет істері агенттігі мемлекеттік қызметшілердің артық жұмыс жасауын бақылау мәселесіне бастама көтеріп, осыған сәйкес қазыргі уақытта Агенттіктің Атырау облысы бойынша департаментімен тиісті жұмыстар атқарылауда.
Содан бері жұмыс уақытын есепке алуды бақылау жүйесі айтарлықтай жақсарды. Бүгінгі күні, Атырау облысының мемлекеттік органдарында 100-ге жуық мемлекеттік органға кіруді басқаруды бақылау жүйесі (ҚББЖ) жұмыс істейді, олардың көмегімен артық жұмыс ай сайынғы негізде бақыланады.
Сонымен қатар, мемлекеттік органдардың ҚББЖ жүйесін «Е-Қызмет» ИАЖ-мен ықпалдастыру жұмыстары жүргізілген болатын, бұл өз кезегінде мемлекеттік мекемелер қызметкерлерінің жұмыс уақытын талдауға мүмкіндік беруде.
Осы секілді шаралар бірінші кезекте қызметшілердің құқықтары, әлеуметтік кепілдіктері мен заңды мүдделерін қорғауға арналғанын есте ұстаған жөн.
Ашығын айтқанда, артық жұмысқа айтарлықтай ықпал ететін фактор бар – бұл жұмыс уақытын тиімсіз пайдалану.
«Robert Half International» рекрутингтік компаниясының деректері бойынша орташа қызметкер жұмысқа байланысты емес істерге уақытының шамамен 50 %-ын жоғалтады екен. Яғни, жұмыс уақытының 37 %-ы кәсіби міндеттермен байланысты емес жеке тақырыптар бойынша әріптестерімен бос сөйлесуге жұмсалады, 13 %-ы кеш келулер мен ерте кетулерге, ұзақ түскі ас пен кофе үзілістеріне, интернет шалуларға, әртүрлі жаңалықтар оқуға және жұмыс уақытында жеке істермен айналысуға кетеді. Оның ішінде, әрине гаджеттер де бар.
Ең жаманы, бұл қызметкерлер жұмысқа келген кезде, олар кішігірім тапсырмаларға көп уақыт жұмсайды. Нәтижесінде олар өте аз жұмыс істейді, сондықтанда жасалмай қалған нақты әрі нәтижелілікті, сапалылықты, сауаттылықты талап ететін жұмыстарды аяқтау үшін асығыс жұмыс істеуге мәжбүр.
Уақыт өте келе, шиеленіс күшейе түседі және ақыр соңында бәрін соңғы минутта аяқтауға тура келеді, бұл көбінесе айтарлықтай қателіктерге әкеп соғып жатады.
Бірақ, өкінішке орай, аяқталмаған жұмыс ешқайда кетпейді. Керісінше, ол жиналып, қар көшкіні секілді қызметкерге түседі.
Бүгін мемлекеттік қызметшілерге жұмыс күнін талдауға және дұрыс қорытынды жасауға мүмкіндік беретін бірқатар қарапайым әдістерді қарастырғым келеді.
Канадалық жазушы, өнімділік мәселелері бойынша консультант Крис Бэйли, «Менің өнімді жылым» авторы, үш ережені келесідей тұжырымдаған. Әр күннің басында, жұмысқа кіріспес бұрын, күннің соңына дейін қандай үш тапсырманы орындағыңыз келетінін шешіңіз.
Көбінесе біз өз өнімділігімізді жасалған істер санына қарай бағалаймыз. «Мен көп нәрсе жасадым – яғни жақсы, аз болса – жаман» деген секілді. Сонымен қатар, біз бұл істердің маңыздылығы әртүрлі болуы мүмкін екенін ұмытып кетіп жатамыз. Егер сіз жоспарланған оннан тоғыз іс жасасаңыз, бірақ оннан жасалмаған бір бөлігі маңызды болса ше?
Яғни, өнімділік – бұл істер тізімінде мақтанышпен қойылған құсбелгілердің (галочка) саны емес, бұл сіздің қызметіңіздің сәттілігіне әсер ететін аяқталған маңызды міндеттер мен бірнеше дұрыс таңдалған және соңына дейін түпкілікті жасалған істер.
Неге бұл ережені қолданамыз? Сіз жұмыс уақытын саналы түрде жоспарлай аласыз.
Көп жағдайда мемлекеттік қызметшінің жұмыс уақыты өздігінен көптеген жедел істер арасында бөлінеді: кіріс қоңыраулар мен хаттар, басшылықтың шұғыл тапсырмалары және басқа да күнделікті жұмыстар. Ал осы үш ереже сізге басымдықтарды белгілеуге және ең алдымен қызмет үшін ең маңызды нәрсені, яғни приоритетті тапсырманы жасауға мүмкіндік береді.
Сізді шатастыру оңай емес.
Бір күннің ішінде бізді әртүрлі нәрселер алаңдатары сөзсіз, әлі жасалмаған істер, кейде сәтсіз аяқталған мәселелер кедергі келтіреді немесе біз қай жерден тоқтағанымызды ұмытуымыз мүмкін. Бірақ, егер сіздің жоспарыңызда тек үш маңызды мәселе болса, сіз әрқашан қайда оралу керектігін білесіз.
Негізі бұл үш ережені сақтау басқа тайм-менеджмет жүйелеріне қарағанда оңайырақ. Тек күндегісін күнде бұл әрекетті қайталап отыру қажет.
Сол кезде аса маңызды емес, немесе қажеттілігі аз мәселелер айқындала түседі.
Әріптестердің өмірін жеңілдетіңіз.
Егер сіз мемлекеттік органдарды немесе бөлімді басқарсаңыз, әр күннің басында қызметкерлер алдына үш міндет қойыңыз (тіпті кішкентай болса да), олар жұмыс уақыты аяқталар уақытта толықтай шешіліп болуы тиіс.
Бұл қызметкерлерге жұмыстың мақсаттарын анық көруге көмектеседі және барлығын «оперативтілікке» үйретеді десекте болады.
Үш ережені қалай тиімді пайдалану керек (оны ұзақ мерзімді жоспарларға қолданыңыз).
Апта, ай немесе жыл ішінде қандай мақсаттарға қол жеткізгіңіз келетіні туралы ойланыңыз, үш негізгі векторды таңдап, күнделікті жоспарларыңызды күн сайын қалаған нәтижелерге жақындататындай етіп жасаңыз. Рас, бір айға үш мақсатты таңдау күніне үш нәрсені ойластырудан әлдеқайда қиын. Мұнда сізге жағымсыз әдіс көмектеседі: аптаның немесе айдың соңында сізді қай іске асырылмаған әдіс ең аз мазалайтыны туралы ойланыңыз.
Тапсырмаларды дәптерге жазыңыз.
Цифрлы кезеңде қағаз бен қаламды пайдалану идеясы біртүрлі болып көрінуі мүмкін, бірақ оның астарында ақылға қонымды нәрсе бар: қолмен жазылған зат жақсы есте сақталады.
Кешке жоспарлаңыз.
Сіз, әрине, жұмысқа барар жолда күніне үш нәрсе туралы ойлана аласыз. Алайда, оларды ұйықтар алдында жоспарлау әлдеқайда тиімді, ал таңертеңгі энергияны жоспарларды жүзеге асыруға тікелей жұмсау керек.
Қорытындысын жасақтаңыз.
Күннің соңында (апта, ай, жыл) тапсырмаларды орындағаныңызды талдаңыз. Сіз барлық қойылған тапсымаларды орындадыңыз ба? Бұл сізге қажетті нәтижеге әкелді ме? Осылайша, сіз бірте-бірте өзіңіздің күшіңіз бен уақытыңызды жақсы есептеуді үйренесіз және сіздің өнімділігіңіз айтарлықтай артады.
Жағдайға бейімделіңіз.
Өкінішке орай, кейде әр түрлі мән-жағдайлар немесе оқиғалар күтпеген жерден туындап, барлық жоспарларды бұзуы мүмкін. Мұндай сәттерде жағдайды тез арада дереу бағалап, әрекетке көшу өте маңызды.
Жаңа мақсаттарды белгілеу және әрі қарай қалай жалғастыру керектігін түсіну үшін келесі сұраққа жауап беруге тырысыңыз: «бұл жағдайда маған және менің жұмыс орныма қандай әсерін тигізеді?». Сол кезде қай бағытқа икемделу керектігін түсінесіз.
Енді айтылғандарға кішкене қарсы келу әдісі. Қажет болса, ережеден бас тартыңыз. Иә, дәл солай. Егер сіз жоспарланған үш маңызды нәрсені жасасаңыз және жұмыс күні әлі аяқталмаған болса, қалған маңыздылығы аздау нәрсені жасайтыныңыз белгілі. Ал, егер сіз бүгін үш тапсырманы орындай алмасаңыз, өзіңізді ренжітпеңіз: кез-келген жағдайда сіз қолыңыздан келгеннің бәрін жасадыңыз. Әрине, тек бұл жоғарыда айтылғандай, құр босқа уақыт өткізумен кетпей, бар күш-жігеріңізді жұмсаған болсаңыз. Мүмкін сіз өз күшіңізді асыра бағалап, артық тапсырмалар жүктеп алдыңыз немесе бүгін жәй ғана сіздің күніңіз емес) Яғни өзіміздің басымызды (миымызды) қажет емес уайымдарға толтырмауымыз да маңызды.
Осылайша, аталған үш ережені тек қана жұмыста ғана қолданбаңыз.
Сәттілік тек ғана қызметте емес, маңызды істер мен үлкен жоспарлар сізді жеке өміріңізде де күтеді. Осы үш ережені жұмыс мақсатында қолдануды үйренген кезде, оны жеке өміріңізде қолдануға тырысыңыз.
Кез келген жетістіктер бізді жаңа жеңістерге жетелейді. Егер сіз әр кеш сайын өзіңізге: «Мен бүгін ойлағанымның бәрін жасадым» деп айта алсаңыз, бұл Сізге қандай қанағат әкелетінін елестетіп көріңіз.
Бұл айтылғандар, көбіне нәтиже беретін әдістер туралы болып отыр, өте қарапайым, бәрімізге белгілі, бірақ, шын мәнісінде оны орындау қиынға түсіп жататынын мойындауымыз қажет.
Қорытындылай келе, «Мінсіз тұлғаның өзін-өзі үйретуі. Бақыт жолындағы 10 қадам» бестселлер кітабынан алынған мына үзіндімен бөліскім келеді: «Ой әрекетті, әрекет – әдетті, әдет – мінезді, мінез – тағдырды тудырады».
ҚР Мемлекеттік қызмет істері агенттігінің Атырау облысы бойынша департаменті
